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辦公室會務(wù)工作的基本套路

辦會專欄 時間:2023-11-10 10:45:01 收藏 WORD下載

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所謂會務(wù),就是會議事務(wù)性工作的簡稱,主要是會議籌辦、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等工作。會務(wù)工作很重要,辦好了,領(lǐng)導(dǎo)滿意、參會人員滿意,大家都高興;辦不好,領(lǐng)導(dǎo)批評、參會人員笑話,大家都難看。那么,如何做好會務(wù)工作呢?今天主要談三個方面的問題。

一、會務(wù)工作的基本套路

會務(wù)工作的事項和套路,主要根據(jù)會議的類型而定,一般分為會前準備、會間服務(wù)、會后處理3個階段。

(一)會前準備階段。除例會和小型會議及不安排食宿的短會,準備工作可適當簡化外,一般會議都要根據(jù)實際需要,在會前做好以下13項準備工作。

1.制定會議方案。對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見,提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后,即作為組織籌辦會議的依據(jù)。如作變動,需及時請示報告,不可自作主張,隨意改變方案。需要注意的事,籌備會議一定要按規(guī)定政策辦,要想按規(guī)定政策辦,自己又要提前學習有關(guān)政策規(guī)定。

2.拿出會務(wù)工作實施計劃。主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作,按內(nèi)容或承辦部門歸歸類,按時間順序排排隊,列出共有多少項工作,每項工作擬由哪個部門或個人負責,以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù),避免忙亂和大的疏漏。具體的標準,就是不需要輔助材料、不留下空白地帶,盡量用一個方案把所有的事都統(tǒng)起來、讓所有的人都動起來,就像計算機的程序一樣,讓領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)按著方案。如果該想到的工作沒想到,就需要反復(fù)建議、反復(fù)請示、反復(fù)研究、反復(fù)落實,不僅增大了工作量還很容易誤事。在這個問題上,一定要張開想象的翅膀,就像放電影一樣,首先在大腦里把未來可能遇到的所有問題、面臨的所有矛盾和解決的所有辦法,盡可能地規(guī)劃設(shè)計好,越具體越省心。

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