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把握辦會細節(jié) 做好會務(wù)工作
會務(wù)工作是會議正常進行和取得預(yù)期效果的重要保證,會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果。做好會務(wù)工作，需要在會前、會中、會后分別把握好這些細節(jié)。
會前做好部署檢查 準(zhǔn)備要充分
會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一是方案要細。會前準(zhǔn)備工作要根據(jù)會議任務(wù)制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務(wù)分解，逐一明確相關(guān)事項和環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并列表印發(fā)，使各項任務(wù)職責(zé)分明、一目了然。
二是落實要細。會前準(zhǔn)備工作具有很強的時限性，各工作小組要緊緊圍繞職責(zé)分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員，是會前準(zhǔn)備的兩個關(guān)鍵要素。會議文件從起草到定稿要經(jīng)過多次修改和討論，甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響，應(yīng)適當(dāng)推遲印制時間。會議文件裝袋前，要對所有應(yīng)發(fā)材料進行全面核實，確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據(jù)所在單位的不同，采用文字、短信、電報、傳真、電話等多種方式通知，確保及時準(zhǔn)確、無遺漏；需要被通知單位反饋名單和提供有關(guān)材料的，要及時催辦、收集齊全。
三是檢查要細。這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式。大會秘書處要根據(jù)計劃進度定期聽取各工作小組情況匯報，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。會場布置是現(xiàn)場檢查的重點，從主席臺布置到座位安排，從話筒到碟片都要一一檢查，對落實不到位或銜接不夠的地方，要及時發(fā)現(xiàn)、及時督促、及時整改。
會中場內(nèi)和場外運轉(zhuǎn)要有序
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