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聊聊會務(wù)工作中的“尷尬事”

辦會專欄 時間:2023-02-10 14:10:01 收藏 WORD下載

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會議服務(wù)工作由一件件看似不起眼的小事組成,“事非經(jīng)過不知難”,小事往往都不“小”,稍有疏忽大意、處置不當(dāng),就會出“洋相”,甚至釀成“事故”,造成較大負(fù)面影響。回想起親歷過的會議服務(wù)中的幾件“尷尬事”,我至今記憶猶新。 

領(lǐng)導(dǎo)正念著稿件,突然停下來了 

有一年,市里召開領(lǐng)導(dǎo)干部會議,臺下幾百人參會,市委領(lǐng)導(dǎo)正在講話,突然停了下來。主席臺上的其他領(lǐng)導(dǎo)一看,原來是講話稿出現(xiàn)了空白頁,趕緊把自己手里的材料遞了過去,會議才得以繼續(xù)。雖然有驚無險,但造成的負(fù)面影響難以挽回。 

這種“低級錯誤”本來是檢查一遍材料就可以避免的,但由于會務(wù)工作人員工作不夠細(xì)致,沒有逐頁檢查,湊巧領(lǐng)導(dǎo)手中的這份材料出了問題,失誤就這么造成了。 

這件事啟示我們: 

會務(wù)工作沒有小事,需要慎之又慎、細(xì)之又細(xì),要把小事當(dāng)成大事看,把易事當(dāng)作難事做。要關(guān)注好每個細(xì)節(jié),檢查好每份文件,落實好每個步驟,來不得半點僥幸心理。 

為什么工作人員沒有反應(yīng)? 

記得幾年前市里一次會議,當(dāng)會議主持人說到“請工作人員宣讀名單”時,后臺播音的工作人員卻遲遲沒有反應(yīng)。原來,這名工作人員手里沒有拿到名單,急得一身冷汗,會議被迫中斷,場面十分尷尬。幸好,現(xiàn)場一位領(lǐng)導(dǎo)秘書反應(yīng)很快,立即找出名單送到后臺,這才化解了危機。 

這次失誤的出現(xiàn),原因是兩個部門在工作銜接上出了問題:負(fù)責(zé)起草主持詞的部門和負(fù)責(zé)現(xiàn)場調(diào)度的部門沒有進(jìn)行充分地溝通和銜接,沒有合作模擬演練,播音的工作人員沒有及時拿到名單,以至于出現(xiàn)會議“冷場”的事故。 

這件事啟示我們: 

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