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正式會議前召開的協(xié)調(diào)會，會務(wù)工作人員習(xí)慣稱之為“會前會”。“會前會”一般由會議秘書組負(fù)責(zé)召集舉辦，著眼做好會議籌備工作，進(jìn)行思想認(rèn)識的集中動員、職責(zé)任務(wù)的集中部署、流程要素的集中推演、風(fēng)險隱患的集中評估，是科學(xué)高效辦會的重要步驟和途徑。
一、緊扣需求、準(zhǔn)確把握“會前會”的主要任務(wù)
開好“會前會”的目的在于統(tǒng)一思想認(rèn)識，統(tǒng)籌各方面力量，明確目標(biāo)任務(wù)，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)要求，保證籌備進(jìn)度，全力跟蹤推進(jìn)，確保正式會議順利圓滿召開。
明確指導(dǎo)思想和工作思路。不同主題的正式會議，籌備工作的指導(dǎo)思想和工作思路不盡相同。召開“會前會”，就是要學(xué)習(xí)領(lǐng)會正式會議的目的意義、主要內(nèi)容，明確籌備工作的總體考慮、步驟安排，真正做好思想動員，確保工作方向不發(fā)生偏差。
比如，我省第十二次黨代會前夕，省委副書記主持召開籌備工作“會前會”強(qiáng)調(diào)，黨代會是全省人民政治生活中的一件大事，各有關(guān)單位要提高政治站位，圍繞“形成一個好報告、選出一屆好班子、開出一個好會風(fēng)”的要求，扎實做好各項籌備工作。“會前會”深入開展政治動員，提升了工作部署的權(quán)威性，收到良好效果。
明確機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工。“會前會”要對籌備工作的牽頭負(fù)責(zé)人、工作機(jī)構(gòu)的分組安排、各工作組的負(fù)責(zé)人及其工作任務(wù)等，一一進(jìn)行明確。工作機(jī)構(gòu)一般設(shè)置綜合協(xié)調(diào)、材料新聞、生活保障、安全保衛(wèi)等四個方面，根據(jù)正式會議的規(guī)模級別和實際需要，可進(jìn)行相應(yīng)增設(shè)、合并或優(yōu)化調(diào)整。
比如，省級黨代會的工作機(jī)構(gòu)一般增設(shè)組織組、紀(jì)律作風(fēng)監(jiān)督檢查組，材料新聞方面分別設(shè)置材料簡報組和新聞宣傳組。根據(jù)疫情防控需要，還要設(shè)置疫情防控組。
明確需要協(xié)調(diào)解決的重要事項。籌備召開規(guī)模較大的會議，往往需要協(xié)調(diào)解決跨系統(tǒng)、跨部門的復(fù)雜事項。“會前會”要認(rèn)真分析形勢任務(wù)，研究制定措施辦法，統(tǒng)籌有關(guān)方面互相配合，理順工作機(jī)制，形成工作合力。
比如，我省召開某次現(xiàn)場工作推進(jìn)會，由于會場位于建筑施工單位的辦公樓中，周邊環(huán)境復(fù)雜。為此，我們在“會前會”上安排公安、消防等有關(guān)部門共同做好工作，確保萬無一失。
二、緊跟節(jié)奏、精心策劃“會前會”的組織安排
“會前會”要根據(jù)正式會議的籌備節(jié)奏，精心組織策劃，周密部署安排。
選好時間地點。“會前會”的召開時間，要根據(jù)籌備工作進(jìn)度確定，開早“夾生”，開晚誤事，一般在正式會議前2至3天為宜，如籌備工作量大，可提前一個月召開。“會前會”大多為內(nèi)部會議，地點一般選在機(jī)關(guān)，為方便實地督導(dǎo)，有時安排在正式會場附近。
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