新時(shí)期如何做好文件保密、歸檔與利用工作
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目前，社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新的歷史時(shí)期，對(duì)于文件管理工作提出更高要求。文件中承載著很多關(guān)鍵的內(nèi)容，對(duì)于社會(huì)的建設(shè)發(fā)展具有重要影響。因此，需要做好文件的保密，歸檔和利用工作，為后續(xù)的工作提供科學(xué)的借鑒指導(dǎo)，為社會(huì)的建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。文件保密工作是文件管理工作人員的工作職責(zé)，因此，負(fù)責(zé)文件管理的工作人員需要有效的明確自身責(zé)任，防止出現(xiàn)文件出現(xiàn)泄露。相關(guān)的從業(yè)人員需要提升自身的安全防范意識(shí)和職業(yè)道德操守，增強(qiáng)自身的保密意識(shí)，高度重視文件保密工作。一旦出現(xiàn)文件泄露情況，需要有關(guān)部門(mén)嚴(yán)格進(jìn)行懲處，有效的處理文件泄密問(wèn)題[1]。（二）加強(qiáng)文件管理的防護(hù)措施在文件管理工作實(shí)際中，在硬件設(shè)施建設(shè)上，需要重視重要文件的安全管理。要安裝保險(xiǎn)鎖，保險(xiǎn)柜和其他的防盜設(shè)備等，提升文件安全。相關(guān)的工作人員需要對(duì)重要文件進(jìn)行備份，防止文件丟失導(dǎo)致無(wú)法復(fù)原。要重視文件的防潮，防曬和防蛀工作，保護(hù)文件的完整性。針對(duì)那些絕密的文件需要進(jìn)行嚴(yán)格審查，在合格之后進(jìn)行歸檔，仔細(xì)核對(duì)簽字。在進(jìn)行歸檔時(shí)，如果出現(xiàn)泄密情況，需要立即查找文件泄露的原因，對(duì)會(huì)造成的后果進(jìn)行預(yù)測(cè)，借助有效方法進(jìn)行處理，把損害降到最低。要有效的落實(shí)科學(xué)的防守制度，安排專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)文件丟失情況，如果沒(méi)有授權(quán)不能調(diào)取檔案，如果工作有需要，需要進(jìn)行一系列比較嚴(yán)格程序。（三）讓保密準(zhǔn)則落實(shí)到個(gè)人文件對(duì)于社會(huì)的公共利益具有重要影響，與每個(gè)人的切身利益有密切聯(lián)系。相關(guān)的文件管理部門(mén)需要讓每個(gè)人明確保密規(guī)則，要進(jìn)行保密準(zhǔn)則的教育宣傳，提升工作人員的保密意識(shí)。（一）詳細(xì)分類(lèi)設(shè)好目錄文件管理工作中比較關(guān)鍵的內(nèi)容是保障文件的完整性和安全性，是文件管理工作的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容。文件需要保持完整，整齊，要有效的進(jìn)行保存，為后續(xù)的文件運(yùn)用提供有效幫助，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)文件管理工作的目的。所以，需要對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)分類(lèi)，讓每一個(gè)文件具備一定的條理性，比如，可以結(jié)合文件的年限，性質(zhì)，保密程度，地區(qū)等進(jìn)行分類(lèi)。需要為文件創(chuàng)設(shè)比較準(zhǔn)確的目錄，可以進(jìn)行整齊擺放，與此同時(shí)，為了保持文件的完整性，需要對(duì)文件進(jìn)行定期的清理，或者結(jié)合實(shí)際，對(duì)文件進(jìn)行重新分類(lèi)[2]。（二）及時(shí)歸檔建立網(wǎng)絡(luò)要重視文件的網(wǎng)絡(luò)管理，借助電子郵箱對(duì)檔案?jìng)浞莺湍夸涍M(jìn)行保存，借助微機(jī)軟件或者移動(dòng)硬盤(pán)對(duì)那些不能借助紙質(zhì)存放的文件進(jìn)行保存。有效的利用搜索引擎，可以為后續(xù)的文件查找工作節(jié)省更多的時(shí)間，節(jié)約人力資源，防止出現(xiàn)人工失誤情況，導(dǎo)致文件管理工作的效率下降。與此同時(shí)，電子文件的運(yùn)用可以有效的彌補(bǔ)紙質(zhì)文件的不足。在文件不斷增加的狀況下，相關(guān)的管理工作人員需要進(jìn)行有效的清理，分類(lèi)和存放。如果文件比較多，需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，為后續(xù)的工作提供指導(dǎo)。（三）積累經(jīng)驗(yàn)完善細(xì)節(jié)文件管理工作人員需要不斷學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，要對(duì)事件的后果進(jìn)行預(yù)測(cè)，借助有效措施進(jìn)行解決，要做好前期的準(zhǔn)備工作，提升管理工作的實(shí)效性。文件管理工作人員需要具備良好的職業(yè)道德，要保護(hù)好文件的安全。在管理工作中一旦發(fā)現(xiàn)不足，需要借助有效方法進(jìn)行整合優(yōu)化[3]。為了有效的利用文件，需要做好文件的存檔工作，保障文件保存工作的高效性，如果文件泄密，導(dǎo)致文件失去原本的意義。如果不能對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，那么后續(xù)很難進(jìn)行有效查找。所以，要有效的利用文件，實(shí)現(xiàn)文件管理保存的目的。在文件存放的實(shí)際中，要避免出現(xiàn)內(nèi)容與文件名不符，文件缺失，電子文件泄露，文件不能有效提取等等問(wèn)題。與此同時(shí)，在對(duì)文件進(jìn)行歸檔的實(shí)際中，不能對(duì)文件進(jìn)行混亂擺放，隨意更好等行為，要對(duì)每一人文件進(jìn)行有效保存，保障文件的內(nèi)在價(jià)值，提升文件管理的質(zhì)量，為后續(xù)的文件利用提供有效幫助。文件的規(guī)范性主要是文件的真實(shí)，完整和高效。那些被保存歸檔后的文件需要有效利用，這些被歸檔的文件需要具備可識(shí)別的標(biāo)志，保存比較完整，文件名與實(shí)際內(nèi)容符合等等。規(guī)范性是文件管理工作的重要前提。規(guī)范字主要是要文件可以分清主次，權(quán)衡輕重，等級(jí)識(shí)別。可以把使用頻率比較高的文件放置在關(guān)鍵位置，為后續(xù)的運(yùn)用提供便利。對(duì)那些次要文件進(jìn)行科學(xué)整理，根據(jù)級(jí)別與相同類(lèi)型的文件共同存放。可以把索引根據(jù)名稱(chēng)，時(shí)間和區(qū)域等進(jìn)分類(lèi)規(guī)劃，按照搜集信息，成立卷宗，審核內(nèi)容和處理安放等步驟進(jìn)行保存，可以把工作人員的各類(lèi)職責(zé)和工作步驟規(guī)范進(jìn)行落實(shí)。要在重視管理人員的素質(zhì)教育，提升管理人員的綜合能力和素養(yǎng)，提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文件管理的高效性。1、開(kāi)拓思路讓文件管理工作可持續(xù)發(fā)展，伴隨文件的逐漸增加，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件管理的方式逐漸出現(xiàn)一些變化。文件由以往紙質(zhì)文件，聲像文件，實(shí)物文件轉(zhuǎn)化為電子文件，網(wǎng)絡(luò)文件，光盤(pán)和影碟等智能化的文件。因此，對(duì)于人才的需求不斷增加，需要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人員，具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能力，要不斷學(xué)習(xí)，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)[4]。2、開(kāi)辟多種路徑，開(kāi)拓資源收集整合的渠道并且進(jìn)行反饋。能夠有效的運(yùn)用信息資源，創(chuàng)設(shè)科學(xué)的文件資料管理制度。總而言之，為了促進(jìn)文件管理工作的高效運(yùn)行，需要重視對(duì)文件的保密，歸檔和利用，實(shí)現(xiàn)文件的價(jià)值，促進(jìn)文件管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的效益。
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