摘要：好筆桿子網(wǎng)小編為你整理了多篇相關(guān)的《“三步九扣”發(fā)放好會(huì)議材料》，但愿對你工作學(xué)習(xí)有幫助，當(dāng)然你在好筆桿子網(wǎng)還可以找到更多《“三步九扣”發(fā)放好會(huì)議材料》。
發(fā)放會(huì)議材料，既是辦公室人員的經(jīng)常性工作，也是辦會(huì)人員的常規(guī)性事務(wù)，貌似簡單，想做好并不容易。
發(fā)放前，精心謀劃、想透全程
緊扣會(huì)議方案，確定材料發(fā)放形式。主動(dòng)對接會(huì)務(wù)承辦人員或會(huì)務(wù)組，研究會(huì)議實(shí)施方案、會(huì)議指南等，及時(shí)掌握材料發(fā)放的時(shí)間、地點(diǎn)、對象及其他要求，并根據(jù)不同的會(huì)議規(guī)模，確定不同的發(fā)放方式。
比如，對人數(shù)較少、議程簡單的小型會(huì)議，既可以會(huì)前根據(jù)登記記錄依次發(fā)放材料，也可以在時(shí)間緊急的情況下，先行按份號依次發(fā)放材料，會(huì)中及時(shí)做好補(bǔ)登工作；對人數(shù)較多、形式復(fù)雜的大型會(huì)議，要在會(huì)前根據(jù)會(huì)務(wù)工作部署，制定材料發(fā)放任務(wù)及人員分工安排方案，明確具體責(zé)任，并制定會(huì)議材料運(yùn)行表，明確發(fā)文日期、材料標(biāo)題、供稿單位、送印時(shí)限、交付時(shí)限、分發(fā)時(shí)限、分發(fā)范圍等，施行“掛圖作戰(zhàn)”，確保發(fā)放材料準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
緊扣運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)起草、印制、運(yùn)輸三方。主動(dòng)對接材料起草組負(fù)責(zé)人或具體起草人員，動(dòng)態(tài)掌握材料的起草、呈報(bào)、簽批等情況，盡力壓縮定稿與印制之間的運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間，留足會(huì)前發(fā)放材料的準(zhǔn)備時(shí)間，可根據(jù)材料類別、密級、數(shù)量等的變化靈活調(diào)整人員分工。
主動(dòng)對接印制部門，按照主次先后和輕重緩急，優(yōu)先印制時(shí)間緊急、重要的會(huì)議材料，及時(shí)按程序交付發(fā)文人員。
如遇到材料不能按計(jì)劃印制、交付的情況，要第一時(shí)間向會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出合理的補(bǔ)救建議。如果會(huì)議地點(diǎn)與印制地點(diǎn)之間距離較遠(yuǎn)，還要提前備好車輛，做好會(huì)議材料的運(yùn)送、移交、保密等工作。
緊扣確保整體效果，積極主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)。“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞。”發(fā)文人員領(lǐng)取會(huì)議材料后，既要按照任務(wù)及分工安排做好聯(lián)系協(xié)調(diào)、材料發(fā)放等本職工作，還要做好補(bǔ)臺(tái)、把關(guān)工作。要認(rèn)真核對標(biāo)題、密級、頁碼等內(nèi)容是否無誤，檢查文字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范，對一些明顯錯(cuò)誤，及時(shí)聯(lián)系文稿起草人員或負(fù)責(zé)人核對。比如，“預(yù)選候選人名單”與“候選人名單”就容易混淆，雖然僅有“預(yù)選”兩字之差，但內(nèi)涵卻有天壤之別。
另外，如有粘連、缺頁、破損等不符合要求的材料，要迅速協(xié)調(diào)更換。
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