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高效回收文件的“三要點(diǎn)”
集中回收文件是指發(fā)文單位在相對(duì)集中的時(shí)間、地點(diǎn)按照文件管理要求，回收收文單位的文件。面對(duì)集中回收文件多、收文單位多、各收文單位文件份數(shù)不同等復(fù)雜情況，發(fā)文單位應(yīng)在以下三方面發(fā)力，打好“組合拳”。?
01功在平時(shí)，夯實(shí)回收文件的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)?
登記要素全面?
發(fā)文單位除登記日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、文件密級(jí)、發(fā)布層次等基本要素外，還要根據(jù)不同文件分門別類登記其他一些要素。?
比如，上級(jí)來(lái)文的轉(zhuǎn)發(fā)或翻印分發(fā)要登記承辦人、來(lái)文單位、來(lái)文（翻印）份數(shù)及份號(hào)范圍等要素；而本級(jí)印發(fā)的文件要登記擬稿單位、審核單位、審核經(jīng)辦人、簽發(fā)人、印制份數(shù)及份號(hào)范圍、成文日期、印發(fā)日期等要素。做到發(fā)文登記要素全面，分發(fā)的文件信息能追蹤、可查詢。?
核發(fā)精準(zhǔn)到位?
嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，核發(fā)收文單位的文件份數(shù)和份號(hào)，確保每個(gè)文件份號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)單位。?
文印部門必須嚴(yán)格按照規(guī)定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交發(fā)文單位，交接雙方須在交接單上簽字，以確認(rèn)文件移交手續(xù)的完成。?
準(zhǔn)確分發(fā)文件?
發(fā)文單位要將文件與發(fā)文通知單一并密封，發(fā)文通知單內(nèi)含收文單位名稱或具體人員名字、發(fā)出日期、通知單編號(hào)（順號(hào)）、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、開(kāi)始份號(hào)和結(jié)束份號(hào)、標(biāo)注“如收到文件與此單不符，請(qǐng)即電話聯(lián)系××單位核對(duì)”等信息，按照機(jī)要方式發(fā)送至收文單位或單位具體人員。? ??
02謀劃要細(xì)，做足準(zhǔn)備提高效率?
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